Einleitung: Die teuerste Entscheidung der IT
Jedes wachsende Unternehmen steht irgendwann vor dieser einen Frage: "Nutzen wir weiter Excel? Kaufen wir eine große Standard-Lösung (SaaS) wie Salesforce oder SAP? Oder lassen wir uns etwas Eigenes programmieren?"
Diese Entscheidung ist kritisch. Treffen Sie die falsche Wahl, verbrennen Sie entweder Zehntausende Euros für eine Software, die keiner nutzt, oder Sie zementieren ineffiziente Prozesse, die Ihr Wachstum jahrelang bremsen.
Als Entwickler verdiene ich mein Geld mit Individual-Software. Trotzdem rate ich meinen Kunden oft: "Kauft lieber die Standard-Lösung." Warum? Weil Maßanfertigung nicht immer sinnvoll ist. Aber wenn sie sinnvoll ist, ist sie oft der einzige Weg zur Marktführerschaft. Dieser Artikel hilft Ihnen, die Situation nüchtern zu analysieren.
Die "80/20-Regel" der Software-Entscheidung
Es gibt eine Faustregel: Wenn eine Standard-Software (Off-the-Shelf) 80% Ihrer Anforderungen abdeckt, kaufen Sie sie.
Warum? Weil Standard-Software sofort verfügbar ist, von Millionen Nutzern getestet wurde und die Entwicklungskosten auf alle Kunden verteilt werden. Es macht keinen Sinn, ein eigenes Buchhaltungsprogramm zu programmieren. DATEV oder Lexware können das besser und billiger.
Aber was ist mit den restlichen 20%? Hier liegt oft Ihr USP (Alleinstellungsmerkmal). Wenn Ihr Unternehmen genau so arbeitet wie alle anderen auch, reicht Standard-Software. Aber wenn Sie einen einzigartigen Prozess haben, der Sie besser macht als die Konkurrenz, dann wird Standard-Software zur Bremse. Sie zwingt Sie, so zu arbeiten, wie der Software-Hersteller es vorgesehen hat – nicht so, wie es für Sie am besten wäre.
Wann Individual-Software gewinnt
Individuelle Software ("Custom Software") lohnt sich in drei Szenarien:
1. Prozess-Effizienz (Der Zeit-Sparer)
Sie haben einen Workflow, der in der Standard-Software 15 Klicks und drei Fensterwechsel erfordert. Ihre Mitarbeiter machen das 100 Mal am Tag. Eine eigene Lösung könnte das auf 2 Klicks reduzieren. Rechnung: 2 Minuten Ersparnis x 100 Vorgänge x 220 Arbeitstage = 733 gesparte Stunden pro Jahr. Das ist fast eine halbe Vollzeitstelle.
2. Lizenzkosten-Falle (Der Kosten-Sparer)
SaaS-Anbieter (Software as a Service) locken mit günstigen Einstiegspreisen. "Nur 29 € pro Nutzer". Aber wenn Sie wachsen, wird es teuer. Bei 50 Mitarbeitern sind das schon 17.400 € pro Jahr. Jedes Jahr. Für immer. Eine eigene Software kostet einmalig vielleicht 40.000 €, gehört dann aber Ihnen. Nach 2,5 Jahren machen Sie Gewinn.
3. Unternehmenswert (Asset Building)
Eine gekaufte Lizenz von Salesforce können Sie nicht verkaufen. Sie ist eine Ausgabe (OpEx). Eine eigene Softwareplattform, die Ihre Lieferkette perfekt automatisiert, ist geistiges Eigentum. Sie ist ein Vermögenswert (Asset), der den Wert Ihrer Firma bei einem möglichen Verkauf (Exit) massiv steigert.
Die Risiken nicht verschweigen
Ich wäre kein seriöser Berater, wenn ich die Risiken verschweigen würde.
- Initiale Kosten: Custom Software ist teuer in der Anschaffung.
- Zeit: Die Entwicklung dauert Monate, nicht Minuten.
- Verantwortung: Sie sind jetzt selbst für Updates und Hosting verantwortlich (oder brauchen einen Partner, der das übernimmt).
Fazit: Die Hybrid-Strategie
Oft ist die beste Lösung nicht "Entweder-Oder", sondern "Sowohl-als-auch". Nutzen Sie Standard-Software für Standard-Probleme (E-Mail, Buchhaltung, Chat). Bauen Sie Individual-Software für Ihr Kerngeschäft – dort, wo Sie Geld verdienen. Und verbinden Sie beides über intelligente Schnittstellen (APIs).
Beispiel: Ein Logistik-Dienstleister nutzt Standard-Software für die Rechnungen, hat aber eine eigene, maßgeschneiderte App für seine Fahrer entwickeln lassen, weil keine Standard-App seine speziellen Routen-Algorithmen abbilden konnte. Das ist sein Wettbewerbsvorteil.
Machen wir den ROI-Check: Beschreiben Sie mir Ihren Prozess. Ich rechne Ihnen unverbindlich vor, was eine Automatisierung kostet und wann Sie den Break-Even-Point erreichen. Wenn sich die Investition nicht innerhalb von 18-24 Monaten rechnet, werde ich Ihnen von der Entwicklung abraten.
